Pas op voor slechte gebruikersinstructies!

Hoe vaak lees je een gebruikersinstructie? Bij aanschaf of helemaal niet? Één of meerdere keren? En als je een gebruikersinstructie leest, hoeveel gebruik je er dan van?

Noodzakelijk kwaad of toegevoegde waarde?

Een gebruikersinstructie is voor velen een noodzakelijk kwaad. Opgelegd vanuit wet- en regelgeving. Een (goede) gebruikersinstructie heeft ook veel voordelen. Klanten kunnen sneller met het product aan de slag, hebben minder vragen of klachten. Goed gebruik van middelen en apparatuur zorgt voor minder slijtage of problemen in het gebruik en daarmee effectievere inzet en minder reparaties. Daarnaast onderstreept een professionele en duidelijke gebruikersinstructie ook het imago van de producent (‘deze heeft de zaak goed voor elkaar’, professionele communicatie, geeft vertrouwen etc.)

Helaas zijn er ook nog veel slechte gebruikersinstructies. Bekende voorbeelden zijn:

• De verkeerde taal (wij Nederlanders spreken nu eenmaal niet allemaal goed Engels of Duits, laat staan Chinees).

• Het ontbreken van of onduidelijke montagetekeningen.

• Vage formuleringen (wat bedoelen ze nu eigenlijk?) vaak voortkomend uit een wel erg letterlijke vertaling.

• Tegenstrijdige instructies.

Naast dat de eerder genoemde voordelen van een goede gebruikersinstructie teniet worden gedaan door een slechte is een duidelijke gebruikersinstructie een eis vanuit wet- en regelgeving. Als een slechte gebruikersinstructie de oorzaak is van foutief gebruik van het product, dan zou het zo maar kunnen dat de producent aansprakelijk is.

Tips en trics

Wat zijn tips voor een goede gebruikersinstructie?

Afstemming op de doelgroep

Stem de instructie af op de doelgroep die je product gaat gebruiken. Vragen als:

• Wie gaat de instructie lezen?

• Onder welke omstandigheden?

• Welke taal leest de doelgroep?

• Geven illustraties extra duidelijkheid?

Geven de antwoorden die als basis dienen voor het schrijven van een goede gebruikersinstructie.

Opstellen van een gebruikersinstructie

Als de doelgroep helder is begint het echte maken van de gebruikersinstructie.

Een aantal tips and trics:

Voor wat betreft de gewenste schrijfstijl geldt voor alle teksten: schrijf helder, vlot en zakelijk. Ambtelijk/ wollig/ abstract/ oubollig taalgebruik hoort daar dus niet bij. Ook is het nadrukkelijk niet de bedoeling indruk te maken met moeilijke woorden of een rookgordijn op te werpen met vage formuleringen. Wees helder en specifiek.

Passieve zinnen (zinnen in de lijdende vorm) zijn dit soort zinnen met ‘worden’:

De leidingen worden gereinigd (door de operator).

De passieve vorm maakt je tekst vaag en onpersoonlijk, helemaal als ook de handelende persoon ontbreekt. Schrijf dus liever actief:

De operator reinigt de leidingen.

Bij de naamwoordstijl wordt een werkwoord als zelfstandig naamwoord gebruikt:

Het reinigen van de leidingen moet door de operator worden gedaan.

 De naamwoordstijl maakt je tekst onpersoonlijk en onnodig ingewikkeld. Bovendien gaat hij vaak samen met de lijdende vorm (‘worden’). Schrijf dus liever:

De operator moet de leidingen reinigen.

Lange ingewikkelde zinnen maken een tekst onnodig moeilijk. Knip ze dus in stukken en plaats bij elkaar wat bij elkaar hoort.

 Lange zinnen hoeven niet altijd moeilijk te zijn en zijn zeker niet altijd ‘fout’. Afwisseling tussen leesbare langere en kortere zinnen komt de aantrekkelijkheid van een tekst juist ten goede.

Structuuraanduiders zijn woorden/ woordgroepen als: ten eerste, ten tweede, bovendien, immers, daarnaast en immers. Ze geven de lezer aanwijzingen over de samenhang tussen de zinnen en delen van de tekst. Zo geven ze de lezer houvast: gebruik ze dus waar mogelijk!

Teksten worden beter leesbaar als je je lezer - met mate! - direct aanspreekt.

Je tekst wordt op die manier persoonlijker. Kies voor u of je en houd de gekozen vorm consequent aan.

Auteur : Stephan Obdeijn | EMC Leren in bedrijf